ANDCEED Gyoseishoshi Office জাপানে বসবাসকারী ও কর্মরত বিদেশি নাগরিকদের এবং তাঁদের নিয়োগকারী প্রতিষ্ঠানগুলোর বিভিন্ন আবেদন ও প্রক্রিয়ায় সহায়তা করে। আমরা প্রত্যেক গ্রাহকের পরিস্থিতি আন্তরিকভাবে বিবেচনা করি এবং আপনার মতামত ও অনুরোধকে গুরুত্ব দিই।
তবে সমাজে গ্রহণযোগ্য সীমা ছাড়িয়ে যাওয়া আচরণ — যেমন গালিগালাজ, হুমকি, কর্মীদের অতিরিক্ত দীর্ঘ সময় আটকে রাখা, আমাদের সেবার পরিধির বাইরের দাবি, বা মিথ্যা কাগজপত্র তৈরির অনুরোধ — আমাদের কর্মীদের শরীর ও মনের ক্ষতি করে এবং অন্য গ্রাহকদের সেবাও ব্যাহত করে। এমন আচরণ ঘটলে আমাদের অফিস একটি প্রতিষ্ঠান হিসেবে দৃঢ়ভাবে ব্যবস্থা নেবে। আমরা আর যোগাযোগ চালিয়ে যেতে অস্বীকার করতে পারি, সেবা চুক্তি (委任契約) বাতিল করতে পারি, অথবা প্রয়োজনে পুলিশ বা আইনজীবীর সঙ্গে পরামর্শ করতে পারি।
ভাষা বা সংস্কৃতির পার্থক্যের কারণে ভুল বোঝাবুঝি, দুশ্চিন্তা থেকে করা প্রশ্ন, এবং আমাদের অফিসের ভুল ধরিয়ে দেওয়া — এগুলো গ্রাহকের হয়রানি নয়। জাতীয়তা বা ভাষার কারণে আমরা কখনো কারও সঙ্গে ভিন্ন আচরণ করি না।
গ্রাহক ও কর্মীদের পারস্পরিক সম্মানের ভিত্তিতে আমরা নির্ভরযোগ্য সেবা দিয়ে যাব।
গ্রাহকের হয়রানির উদাহরণ
- মারধর বা জিনিস ছুড়ে মারার মতো সহিংসতা, অথবা "তোমাকে মেরে ফেলব" বা "তোমার পরিবারের কিছু একটা করব" ধরনের হুমকি
- চিৎকার করা, কর্মীদের অপমান বা হেয় করা, অথবা জাতীয়তা, লিঙ্গ বা বয়সের কারণে কর্মীদের আক্রমণ করা
- একই দাবি বারবার করা এবং দীর্ঘ সময় ধরে কথা শেষ করতে না দেওয়া
- অফিস থেকে চলে যেতে বলার পরও বসে থাকা
- অফিস সময়ের বাইরে বা ছুটির দিনে অল্প সময়ের মধ্যে বারবার ফোন করা বা মেসেজ পাঠানো
- ফলাফলের নিশ্চয়তা দাবি করা ("অনুমতি অবশ্যই এনে দিতে হবে", "অনুমতি না পেলে পুরো টাকা ফেরত দাও"), অথবা "সোশ্যাল মিডিয়ায় লিখে দেব" বা "মামলা করব" বলে হুমকি দেওয়া
- মিথ্যা কাগজপত্র তৈরি করতে বলা, যেমন বাস্তবের সঙ্গে না মেলা কারণ-ব্যাখ্যাপত্র, অথবা অস্তিত্বহীন চাকরির জন্য চাকরির চুক্তিপত্র বা কর্মরত থাকার সনদ
- কর্মীকে হাঁটু গেড়ে মাথা নত করতে, ক্ষমাপত্র লিখতে, বা নির্দিষ্ট কোনো কর্মীর শাস্তি দাবি করা
- যৌন প্রকৃতির কথা বা আচরণ, অথবা বারবার ব্যক্তিগত যোগাযোগের তথ্য চাওয়া বা খাবারের আমন্ত্রণ জানানো
যা গ্রাহকের হয়রানি নয়
- জাপানি ভাষায় যোগাযোগে আত্মবিশ্বাস না থাকায় একই বিষয় কয়েকবার নিশ্চিত হয়ে নেওয়া
- জোরে বা সরাসরি কথা বলা, যদি বিষয়টি আপনার প্রক্রিয়া নিয়ে প্রশ্ন বা পরামর্শ হয়
- যুক্তিসংগত ঘনত্বে আপনার আবেদনের অগ্রগতি সম্পর্কে জানতে চাওয়া
- আমাদের ফি নিয়ে প্রশ্ন করা বা আলোচনা করা
- আমাদের ভুল বা দেরি ধরিয়ে দেওয়া, অথবা কাজটি আবার করে দিতে বলা
- প্রতিবন্ধিতা বা অসুস্থতার কারণে লিখে যোগাযোগ বা বাড়তি সময়ের মতো সুবিধা চাওয়া
আমরা কীভাবে ব্যবস্থা নিই
গ্রাহকের হয়রানি ঘটলে আমরা প্রথমে সেই আচরণ বন্ধ করতে অনুরোধ করব। কথাবার্তা খুব দীর্ঘ হলে বা একই দাবি বারবার হতে থাকলে আমরা সেদিনের মতো কথা শেষ করতে পারি, এবং পরে আমাদের প্রতিনিধি আবার আপনার সঙ্গে যোগাযোগ করবেন। অফিস সময়ের বাইরে পাঠানো মেসেজের উত্তর পরবর্তী কর্মদিবসে দেওয়া হবে।
অনুরোধের পরও আচরণের উন্নতি না হলে, অথবা সহিংসতা বা হুমকির মতো অপরাধ হওয়ার আশঙ্কা থাকলে, আমরা সেবা দিতে অস্বীকার করতে এবং সেবা চুক্তি বাতিল করতে পারি। সে ক্ষেত্রেও আমাদের কাছে থাকা আপনার কাগজপত্র দ্রুত ফেরত দেব, এবং আপনার থাকার মেয়াদ শেষ হয়ে আসতে থাকলে সে কথা এবং মেয়াদের মধ্যে যে প্রক্রিয়াগুলো করা দরকার তা লিখিতভাবে জানিয়ে দেব। কারও নিরাপত্তা ঝুঁকিতে থাকলে আমরা দ্বিধা ছাড়াই পুলিশে খবর দেব।
আইন অনুযায়ী আমরা মিথ্যা কাগজপত্র তৈরি করতে পারি না। পরিস্থিতি যা-ই হোক, আমরা এমন অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করব।
রেকর্ড ও রেকর্ডিং
তথ্য সঠিকভাবে নিশ্চিত করার জন্য আমরা গ্রাহকদের সঙ্গে যোগাযোগের (সাক্ষাৎ, ফোন কল, ইমেইল ও মেসেজিং অ্যাপ) রেকর্ড রাখি, এবং প্রয়োজনে ফোন কল বা সাক্ষাৎ রেকর্ড করতে পারি। এই রেকর্ড ও রেকর্ডিং শুধু আমাদের সেবার মান উন্নয়ন, ঝামেলা প্রতিরোধ ও তথ্য যাচাই, এবং আইন অনুযায়ী প্রয়োজনীয় কাজের জন্য ব্যবহার করা হয়, এবং আমাদের গোপনীয়তা নীতি (জাপানি ভাষায়) অনুযায়ী যথাযথভাবে সংরক্ষণ করা হয়।
যোগাযোগ
এই নীতি সম্পর্কে প্রশ্ন বা মতামত থাকলে ANDCEED Gyoseishoshi Office-এ যোগাযোগ করুন (TEL ও FAX +81-52-990-3442, ইমেইল contact@andceed.com)। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন, আমরা জাপানি ভাষায় যোগাযোগ করি।
অক্টোবর ২০২৬ — Yasumoto Hibi, প্রতিনিধি, ANDCEED Gyoseishoshi Office