ANDCEED Gyoseishoshi Office là văn phòng hỗ trợ thủ tục cho người nước ngoài đang sống và làm việc tại Nhật Bản, cũng như cho các công ty tiếp nhận họ. Chúng tôi luôn chân thành lắng nghe hoàn cảnh của từng khách hàng và trân trọng ý kiến, mong muốn của quý khách.
Tuy nhiên, những lời nói và hành động vượt quá mức xã hội chấp nhận — như lời lẽ thô bạo, đe dọa, giữ chân nhân viên quá lâu, đòi hỏi vượt ngoài phạm vi công việc, hoặc yêu cầu làm giấy tờ giả — sẽ gây tổn hại đến sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên, cũng như đến dịch vụ dành cho các khách hàng khác. Khi xảy ra những hành vi như vậy, văn phòng chúng tôi sẽ xử lý một cách kiên quyết với tư cách một tổ chức. Chúng tôi có thể từ chối tiếp tục làm việc, chấm dứt hợp đồng ủy quyền (委任契約), hoặc trao đổi với cảnh sát hay luật sư khi cần thiết.
Những hiểu lầm do khác biệt về ngôn ngữ hay văn hóa, những câu hỏi xuất phát từ sự lo lắng, và việc chỉ ra sai sót của văn phòng chúng tôi không phải là quấy rối từ khách hàng. Chúng tôi cũng không bao giờ đối xử khác biệt với ai vì quốc tịch hay ngôn ngữ của họ.
Chúng tôi sẽ tiếp tục mang đến những thủ tục đáng tin cậy, dựa trên mối quan hệ tôn trọng lẫn nhau giữa khách hàng và nhân viên.
Ví dụ về hành vi quấy rối từ khách hàng
- Bạo lực như đánh người, ném đồ vật, hoặc đe dọa như "Tôi sẽ giết anh/chị" hay "Tôi sẽ làm gì đó với gia đình anh/chị"
- Quát tháo, xúc phạm hoặc hạ thấp nhân cách nhân viên, hoặc công kích nhân viên vì quốc tịch, giới tính, tuổi tác
- Lặp đi lặp lại cùng một yêu cầu và không chịu kết thúc cuộc nói chuyện trong thời gian dài
- Không chịu rời khỏi văn phòng dù đã được yêu cầu
- Gọi điện hoặc gửi tin nhắn nhiều lần trong thời gian ngắn ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ
- Ép văn phòng phải bảo đảm kết quả ("Nhất định phải xin được giấy phép", "Nếu bị từ chối thì phải hoàn lại toàn bộ tiền"), hoặc đe dọa "Tôi sẽ đăng lên mạng xã hội", "Tôi sẽ kiện"
- Yêu cầu làm giấy tờ giả, chẳng hạn như bản giải trình lý do không đúng sự thật, hoặc hợp đồng lao động hay giấy chứng nhận đang làm việc cho một công việc không có thật
- Đòi nhân viên phải quỳ gối xin lỗi, viết thư xin lỗi, hoặc đòi kỷ luật một nhân viên cụ thể
- Lời nói hoặc hành động mang tính tình dục, hoặc liên tục đòi trao đổi thông tin liên lạc cá nhân hay rủ đi ăn
Những trường hợp không phải là quấy rối từ khách hàng
- Hỏi lại cùng một điều nhiều lần vì chưa tự tin khi giao tiếp bằng tiếng Nhật
- Nói to hoặc nói thẳng, nhưng nội dung là câu hỏi hay trao đổi về thủ tục của mình
- Hỏi về tiến độ xét duyệt hồ sơ với tần suất hợp lý
- Hỏi hoặc trao đổi về chi phí dịch vụ
- Chỉ ra sai sót hay sự chậm trễ của văn phòng chúng tôi, hoặc yêu cầu làm lại
- Đề nghị được hỗ trợ, như trao đổi bằng chữ viết hoặc thêm thời gian, vì lý do khuyết tật hay bệnh tật
Cách văn phòng chúng tôi xử lý
Khi xảy ra hành vi quấy rối từ khách hàng, trước tiên chúng tôi sẽ đề nghị quý khách dừng hành vi đó. Nếu cuộc trao đổi kéo dài quá lâu hoặc chỉ lặp lại cùng một yêu cầu, chúng tôi có thể kết thúc cuộc trao đổi trong ngày hôm đó, và người đại diện của văn phòng sẽ liên lạc lại với quý khách sau. Những liên lạc ngoài giờ làm việc sẽ được trả lời vào ngày làm việc tiếp theo.
Nếu tình hình không cải thiện dù đã được đề nghị, hoặc nếu hành vi có thể cấu thành tội phạm như bạo lực hay đe dọa, chúng tôi có thể từ chối tiếp tục làm việc và hủy bỏ hợp đồng ủy quyền. Ngay cả trong trường hợp đó, chúng tôi sẽ nhanh chóng trả lại các giấy tờ đang giữ, và nếu thời hạn lưu trú của quý khách sắp hết, chúng tôi sẽ thông báo bằng văn bản về điều đó cùng các thủ tục cần làm trước thời hạn. Nếu có nguy hiểm đến an toàn của bất kỳ ai, chúng tôi sẽ báo cảnh sát ngay mà không do dự.
Theo quy định của pháp luật, chúng tôi không thể làm giấy tờ giả. Dù trong hoàn cảnh nào, chúng tôi cũng sẽ từ chối.
Về việc ghi chép và ghi âm
Để xác nhận sự việc một cách chính xác, chúng tôi ghi chép lại các cuộc trao đổi với khách hàng (gặp mặt, điện thoại, email, ứng dụng nhắn tin) và có thể ghi âm cuộc gọi hoặc buổi gặp mặt khi cần thiết. Các bản ghi chép và ghi âm chỉ được sử dụng để nâng cao chất lượng dịch vụ, phòng ngừa và xác minh sự việc khi có tranh chấp, và thực hiện các nghĩa vụ theo pháp luật, đồng thời được quản lý phù hợp theo Chính sách bảo mật (tiếng Nhật).
Liên hệ
Nếu quý khách có ý kiến hoặc câu hỏi về chính sách này, xin vui lòng liên hệ ANDCEED Gyoseishoshi Office (TEL & FAX +81-52-990-3442, email contact@andceed.com). Xin lưu ý rằng chúng tôi trao đổi bằng tiếng Nhật.
Tháng 10 năm 2026 — Yasumoto Hibi, Đại diện, ANDCEED Gyoseishoshi Office